ЗАКАЗЧИК
ецпк.рф
Проблемы, которые хотели решить
В компании к моменту старта проекта уже был Битрикс24, но из-за отсутствия обучения, сотрудники не использовали его в своей работе в полном объеме.
Необходимо было ускорить процесс подготовки договоров и счетов, автоматически "подтягивать" печатные формы, минимизировать участие бухгалтера и при этом не давать менеджерам полного доступа в 1С.
Основная задача - использование мобильного номера телефона крымского оператора связи не имеющего виртуальной АТС или готового приложения для интеграции
Сотрудники ведут много сделок и к сожалению многие сделки "забывались". Необходимо было наладить контроль за "забытыми" сделками.
Механизмы для решения задач
Использование CRM Битрикс24 (облачная версия)
Нештатная интеграция Битрикс24 с 1С
Интеграция Битрикс24 с ip телефонией на базе Asterisk
Разработка чат-бота в Битрикс24
Обучение сотрудников
• руководителей компании;
• руководителей подразделений;
• менеджеров;
• специалистов по обучению;
• прочих специалистов компании;
Это позволило сотрудникам компании сразу начать работу в Битрикс24 более эффективно за счет лучшего понимая основных инструментов.
В процессе обучения сотрудников компании познакомили со всеми основными инструментами системы и заложили фундаментальные знания для дальнейшей работы согласно внутренним регламентам и бизнес-процессам компании.
ИНТЕГРАЦИЯ С ТЕЛЕФОНИЕЙ
На сегодняшний день существует множество операторов связи. Среди них множество компаний предлагающих свою виртуальную АТС, имеющих SIP линии для подключения через SIP-коннектор к Битрикс24 или даже готовые решения по интеграции при помощи приложения.С мобильной связью дело обстоит иначе: операторов в России не много и не у Всех из них есть готовые решения (а в отдельных случаях техническая возможность как таковая) для интеграции с Битрикс24.
Компания ЕЦПК имеет свое отделение в Крыму, где не представлены общероссийские операторы мобильной связи. Мы подумали: "Какие проблемы - переведем на стационарную связь". Но.... этот номер не прошел. К сожалению реалии современного бизнеса в Крыму таковы, что подавляющее большинство компаний в качестве своего корпоративного номера использует мобильный номер. Если же у компании указан городской номер телефона - на него никто не будет звонить. Почему? Высокие тарифы на исходящие звонки в Крыму. Ситуация меняется, но жители полуострова уже привыкли, что звонить надо только на мобильные номера и только с крымским префиксом.
Мы реализовали схему подключения, при которой обеспечивается высокое качество связи, все возможности интеграции с Битрикс24 и сохранение номера крымского оператора сотовой связи.
В итоге:
Решена задача номер 1 - используется мобильный номер телефона при том, что не используется виртуальная АТС оператора (нет такой услуги у оператора) и не используется готовое приложение от оператора (опять таки нет услуги у оператора связи).
Все звонки фиксируются в CRM, сохраняются записи разговора, назначаются ответственные, автоматически создаются лиды и дела, запускаются бизнес-процессы.
Больше не нужно использовать мобильный телефон. В компании используются современные офисные аппараты Yealink.
Огромным плюсом является то, что сотрудники теперь могут спокойно переводить звонок внутри компании на нужного специалиста и в том числе между регионами страны где присутствуют офисы компании.
ИНТЕГРАЦИЯ С 1С
Поставленная задача не позволяла использовать штатный модуль обмена с 1С по целому ряду причин:- необходимо выбирать и передавать печатные формы в зависимости от категорий товара, юридических лиц и условий предоставления услуг;
- сложные схемы договорных отношений с клиентами: годовые договора и различные схемы форм оплаты;
- необходимость отслеживания поступления денежных средств по каждой сделке и общие поступления средств.
Мы внедрили в карточку сделки приложение, которое отправляет запрос в 1С на создание всех необходимых документов. В ответ к сделке прикрепляются готовые печатные формы договоров и счетов в pdf и doc форматах.
В итоге:
Скорость обработки заявок увеличилась в несколько раз. Сотрудник может сам сделать договор и счет при этом не нарушив ничего в 1С (ведение документооборота)
Сотрудникам не нужно использовать две системы и изучать работу в 1С. Все необходимые для сотрудника действия производятся в Битрикс24 внутри сделки.
Нас попросили реализовать информирование о поступление денежных средств в Битрикс24.
И мы реализовали это:
ОПЛАТА ОТ КЛИЕНТА В СДЕЛКЕ
1С получила дополнительный интерфейс. Оплаты отправляются в Битрикс24 строго под контролем бухгалтерии. В Битрикс24 они прикрепляются к сделке.
- ПОЛЕ В КАРТОЧКЕ СДЕЛКИ
Мы не стали использовать простое строковое поле, а сделали пользовательское поле собственного пользовательского типа.
Такой подход позволил отображать любые данные в любом формате, а также сделал поле недоступным для редактирования пользователям (сотрудникам)
- УВЕДОМЛЕНИЕ
При поступлении оплаты по сделке сотрудник, ответственный за ведение сделки, получает соответствующее уведомление.
- АВТОМАТИЗАЦИЯ
Сделка автоматически меняет стадию при поступлении оплаты, запускаются роботы и связанные бизнес-процессы.
ЧАТ-БОТ ХОТТАБЫЧ
Чат-боты позволяют сконцентрировать внимание сотрудника на по настоящему важном. Чат-бот в отличии от обычной системы уведомлений Битрикса позволяет сотруднику с первого взгляда понять о чем идет речь, ведь сотрудник сразу понимает о чем сообщает данный чат-бот.
Нашему чат-боту мы дали имя "Хоттабыч" и это не спроста.
Дело в том, что он действительно творит чудеса.
Хоттабыч каждый день в автоматическом режиме анализирует все сделки сотрудников и по сложному (но эффективному) алгоритму вычисляет сделки которые действительно брошены сотрудниками.
Каждое утро, каждый сотрудник получает от Хоттабыча уведомление о качестве своей работы. Сколько у сотрудника сделок, сколько "забытых" и ссылки на них.
Но не каждый сотрудник может справиться с поставленной задачей. Например, когда распределение заявок не равномерное и на одного сотрудника возложено слишком много (хотя он и старается). Тогда в дело вступает Хоттабыч и информирует руководителя о всех сотрудниках и их успехах. И делает он это каждый день.
А если сотрудник всего за час справился с "забытыми" сделками, тогда Хоттабыч по запросу может проинформировать "Точно больше ничего не забыто?"
Обучение сотрудников
Конечно такие глобальные доработки Битрикс24 требуют проведение обучения для сотрудников.
Проведенное в самом начале обучение дало свой результат: нам не потребовалось останавливаться на объяснении базовых приемах работы с системой, а полностью сконцентрироваться на обучению работе с новым функционалом.
Обучение в таком формате стало и для сотрудником намного легче для усвоения.
Уже на следующий день сотрудники работали с новыми функциями без каких-либо сложностей.
Документация
Для каждого реализованного проекта в том или ином виде мы предоставляем заказчику документацию по проекту. Чаще всего лучшая документация по проекту - это еще и инструкция пользователям.
Одним из вариантов оформления документации является запись видеоролика. Такая инструкция гораздо понятнее для пользователей и лучше воспринимается.
И для данного проекта нами тоже было записано и предоставлено заказчику более 10 видеороликов-инструкций.
Результаты внедрения
Руководители компании получили понятную "картину" по загруженности сотрудников и эффективности их работы.
Бухгалтерию серьезно разгрузили и она перестала быть "узким местом" в процессе ведения сделки.