Что такое Google Workspace? Ответы на самые частые вопросы

Что это такое?

Google Workspace (раньше назывался G Suite) - это пакет облачных служб и приложений, распространяемый по платной подписке.

В пакет включены:

Gmail – почта;
Google Диск - файловое хранилище;
Google Hangouts - чаты и видеозвонки;
Google Календарь - собственно календарь;
Google Документы - набор офисных приложений для работы с таблицами, документами, презентациями, формами опроса и заметками;
Google Safe - для архивирования, поиска и экспорта данных;
Google Cloud Search - решение для поиска документов и данных;
Консоль администрирования и управления мобильными устройствами.

Следует отметить важный нюанс - это не отдельные приложения, а пакет взаимосвязанных между собой бизнес-приложений.

Особенности Google Workspace

Перечень достоинств Google Workspace достаточно широк, но мы остановимся на нескольких ключевых преимуществах, из-за которых выбирают данное решение:

Совместная работа над документами. Это ключевая особенность в Google Workspace проявляется при работе с онлайн-документами Google Docs - сотрудники компании могут в режиме реального времени редактировать один и тот же документ и видеть изменения, которые вносят коллеги. Google реализовали эту возможность одними из первых, когда многих пугала перспектива лишится возможности работать при отсутствии интернет-подключения. Но в итоге компания Google не прогадала - сейчас доступ в Интернет можно организовать практически где угодно, а с развитием сетей сотовой связи это вообще перестало быть проблемой.
Надежность. Уровень доступности сервисов по SLA действительно крайне высокий - 99,98%
Продуманный интерфейс, который позволяет комфортно работать с платформой как на стационарных, так и на мобильных устройствах (планшетах, телефонах), при этом функционал нисколько не урезается. Так же практически полная независимость от особенностей операционной системы позволяет развернуть и использовать Google Workspace в любой инфраструктуре. "Развернуть", на самом деле, не совсем верное слово, так как фактически всю инфраструктуру предоставляет сама компания Google в своем облаке. ИТ-специалистам и специалистам по внедрению Google Workspace остается только настроить сервис, уровни и права доступа к данным, а также подготовить клиентские устройства к работе с решением. При том, что инфраструктура размещена в облаке, Google предоставляет очень мощные инструменты по кастомизации, админстрированию и тонкой настройке как самого пакета, так и клиентских устройств.
Возможность расширения функциональности через Google Workspace Marketplace. Если вам не хватает функциональности, то всегда можно расширить возможности платформы путем установки и привязки нужного решения внутри пакета к какому-либо узкоспециализированному продукту - например CRM, Менеджеру управления задачами и к многим другим продуктам и приложениям.
Наличие Google API и АppsScript - для разработки своих решений и/или интеграции с уже имеющимися, расширения функциональных возможностей документов и прочих объектов, а также для автоматизации рутинных операций.
Масштабируемость - Google Workspace не предъявляет никаких ограничений или минимальных требования к размеру компании. Его можно масштабировать по мере роста бизнеса. Решение активно используется как стартапами, так и компаниями с десятками тысяч сотрудников.
Сохраняются более широкие возможности администрирования через google API или GAM CLI.
Наличие возможности оффлайн работы с почтой и документам. Несмотря на то, что решение изначально нацелено на онлайн-работу, так же предусмотрена возможность работать оффлайн. Только позаботиться об этом нужно заранее, включив для нужного приложения, письма или документа доступность копии при отключении от интернета. При возобновлении онлайн-подключения документ автоматически синхронизируется, а письмо отправится адресату без каких-либо дополнительных действий с вашей стороны.
Расширенное администрирование. Позволяет организовать безопасную работу с данными компании на личном устройстве сотрудника - будь то стационарный компьютер, ноутбук или мобильное устройство. Для этого достаточно иметь только Google Chrome и не требуется устанавливать какое-либо дополнительное ПО или "забирать" административные права на личном устройстве. Это крайне удобно, если сотрудник работает с ресурсами предприятия с личного устройства.

Google Workspace больше недоступен в России

На данный момент ситуаций с Google Workspace оставляет желать лучшего. Начиная с 10 августа 2023 года компания начала массовую блокировку сервисов среди российских компаний. К сожалению, даже без предварительного уведомления.

Этот эпизод достаточно печальная практика, потому что в один момент ваш бизнес может остаться без всей документации, которую потребуется восстанавливать годами. При этом вся информация останется на сервисах Google, что тоже добавляет некой тревожности к ситуации.

Компания в одностороннем порядке отключила возможно зайти в корпоративную почту, пользоваться документооборотом через Google Docs, работать с файлами, которые загружены на корпоративные диски. Все, кто не делал каждый день где-то резервные копии информации, остались отрезанными от собственных документов.

Стоит заметить, что блокировке, на данный момент, подвергся именно корпоративный продукт Google Workspace, а не отдельные приложения. Но прецедент всё равно неприятный.

Что делать пользователям Google Workspace в России

В текущей ситуации всё что остается делать бизнесу - присматриваться к альтернативным российским системам. Они действительно представлены на рынке, вполне функциональны и смогут послужить хорошей альтернативой ушедшему Google Workspace.

Рассмотрим основные варианты:

Яндекс 360
Рабочее пространство для оптимизации процессов внутри команды. Здесь можно организовывать совместную работу, обмениваться и работать с файлами, общаться в мессенджере и многое другое.
Битрикс24
Пожалуй одна из самый популярных альтернатив ушедшему Workspace. Битрикс - это целая платформа для работы всего бизнеса. Она включает в себя огромное количество инструментов и возможностей, которые закрывают любую потребность пользователя. А если не закрывают, то интегрируются с системами, которые могут это закрыть.
VK WorkSpace
Компактное решение, созданное ВК. По сути это набор различных сервисов, которые позволят организовать работу с удаленными сотрудниками, вести коммуникацию в мессенджерах и управлять совместно данными.
Мой офис
Стандартный пакет офисных программ, который может работать локально на компьютере и имеет возможность онлайн работы, даже с мобильных устройств. Редактирование документов, презентации и таблицы - основной упор данного продукта.
Р7-Офис
Платформа с довольно расширенным функционалом. Здесь и работа с документами, и возможность создания корпоративной сети и даже аудио-видеозвонки.

Как можно заметить, отечественные разработчики не перестают совершенствовать свои продукты. Именно поэтому у бизнеса сейчас есть возможность выбрать удобную альтернативу Google Workspace и перестроить свои процессы.

Поможем подобрать Битрикс24 для вашей компании

Битрикс24 как аналог Google Workspace для пользователей из России

Поговорим более подробно о самой, пожалуй, функциональной системе, которая не только сможет заменить все функции Google Workspace, но и в целом помочь вам с бизнес-процессами.

Речь пойдет, конечно же, о Битрикс24.

Многие слышали о ней как об отличной CRM-системе, которая помогает настроить воронки продаж, перенести все бизнес-процессы компании внутрь себя, автоматизировать все возможные действия и облегчить работу коллектива.

Мы же сейчас рассмотрим её именно с точки зрения альтернативы Google Workspace.

Итак, в Битрикс24 есть различные инструменты для совместной работы: управление задачами, проектами, создание и редактирование сайтов, автоматизация и даже магазины. Все эти функции Битрикс успешно реализовывает на своей базе.

Что собственно предлагает система именно для работы с документами:

Редактирование в режиме онлайн. Вы можете настроить необходимую для вас сортировку и спокойно работать с документами;
Совместная работа. Данная возможность открывается у сотрудника сразу же после предоставления прав доступа к конкретному документу, будь то таблица или просто текстовый файл;
Встроенное автоматическое сохранение защити вас от потери информации;
Самые распространенные форматы документов представлены в системе Битрикс24. А именно docx, pptx, xls, ppt, pdf, txt, html, csv и другие;
Наличие мобильного приложения как для системы IOS, так и для Андроид;
Возможность поделиться ссылкой на документ даже с тем, кто не пользуется Битрикс24.

Как видите текущий функционал Битрикса полностью дублирует возможности ушедшего с российского рынка Google Workspace. Соответственно, с помощью нашей CRM-системы вы можете перенести все свои документы и выстроенные процессы в удобный интерфейс. При этом не особо меняя механику взаимодействия с ними. Ведь принципы доступа и работы абсолютно идентичны с Google версией.

Заключение

По итогу хочется отметить, что в текущих реалиях современного мира компании нужно быть готовой к разным неожиданным изменениям. Всегда думать немного наперед и иметь в запасной план, а возможно даже несколько.

Однако, не стоит отчаиваться. Ведь сейчас есть много разнообразных, проверенных и функциональных программ, которые смогут помочь бизнесу не только успешно организовать работу сотрудников, но и сохранить все необходимые данные у себя.

Отдельным пунктом хотелось бы сказать про явного фаворита в вопросах оптимизации всех бизнес-процессов - Битрикс24. Эта платформа давно стала одно из самых топовых и признанных программ на отечественном рынке.

Сочетая в себе различный функционал, она не перестает улучшаться. Разработчики каждый раз докручивают новые крутые фишки, совершенствуют уже имеющиеся инструменты и, естественно, идут в ногу со временем. Чего стоит лишь одно применении ИИ?

Поэтому если сейчас перед вами встал выбор найти не только альтернативу для совместной работы с документами внутри компании, но и организовать все ниточки бизнес-процессов в единую удобную схему, то обратите свой взор на Битрикс24. И вы не разочаруетесь.

СЕО Stockwell Дмитрий Молчанов

0 1