В настоящее время вопрос по организации удаленной работы поднимается в организациях все чаще. Сегодня даже самые консервативные компании переводят своих сотрудников на удаленную работу, а инфраструктуру в облачные сервисы. Такого рода сервисов и ИТ-решений огромное количество, они способны закрыть любую потребность крупной или не очень компании, но сегодня мы хотим рассказать об одном продукте, который существует уже много лет, активно развивается и позволяет в кратчайшие сроки организовать удаленную работу как маленьких компаний, так и крупнейших предприятий из списка Fortune 500. Речь пойдет о решении от компании Google - Google Workspace ("Гугл Воркспэйс"). Три года назад данное решение называлось Google Apps for Business.
Что это такое?
Google Workspace (раньше назывался G Suite) - это пакет облачных служб и приложений, распространяемый по платной подписке.
В пакет включены: 
- Gmail – почта;
- Google Диск - файловое хранилище;
- Google Hangouts - чаты и видеозвонки;
- Google Календарь - собственно календарь;
- Google Документы - набор офисных приложений для работы с таблицами, документами, презентациями, формами опроса и заметками;
- Google Safe - для архивирования, поиска и экспорта данных;
- Google Cloud Search - решение для поиска документов и данных;
- Консоль администрирования и управления мобильными устройствами.
Следует отметить важный нюанс - это не отдельные приложения, а пакет взаимосвязанных между собой бизнес-приложений.
Особенности Google Workspace
Перечень достоинств Google Workspace достаточно широк, но мы остановимся на нескольких ключевых преимуществах, из-за которых выбирают данное решение:
- Совместная работа над документами. Это ключевая особенность в Google Workspace проявляется при работе с онлайн-документами Google Docs - сотрудники компании могут в режиме реального времени редактировать один и тот же документ и видеть изменения, которые вносят коллеги. Google реализовали эту возможность одними из первых, когда многих пугала перспектива лишится возможности работать при отсутствии интернет-подключения. Но в итоге компания Google не прогадала - сейчас доступ в Интернет можно организовать практически где угодно, а с развитием сетей сотовой связи это вообще перестало быть проблемой.
- Надежность. Уровень доступности сервисов по SLA действительно крайне высокий - 99,98%
- Продуманный интерфейс, который позволяет комфортно работать с платформой как на стационарных, так и на мобильных устройствах (планшетах, телефонах), при этом функционал нисколько не урезается. Так же практически полная независимость от особенностей операционной системы позволяет развернуть и использовать Google Workspace в любой инфраструктуре. "Развернуть", на самом деле, не совсем верное слово, так как фактически всю инфраструктуру предоставляет сама компания Google в своем облаке. ИТ-специалистам и специалистам по внедрению Google Workspace остается только настроить сервис, уровни и права доступа к данным, а также подготовить клиентские устройства к работе с решением. При том, что инфраструктура размещена в облаке, Google предоставляет очень мощные инструменты по кастомизации, админстрированию и тонкой настройке как самого пакета, так и клиентских устройств.
- Возможность расширения функциональности через Google Workspace Marketplace. Если вам не хватает функциональности, то всегда можно расширить возможности платформы путем установки и привязки нужного решения внутри пакета к какому-либо узкоспециализированному продукту - например CRM, Менеджеру управления задачами и к многим другим продуктам и приложениям.
- Наличие Google API и АppsScript - для разработки своих решений и/или интеграции с уже имеющимися, расширения функциональных возможностей документов и прочих объектов, а также для автоматизации рутинных операций.
- Масштабируемость - Google Workspace не предъявляет никаких ограничений или минимальных требования к размеру компании. Его можно масштабировать по мере роста бизнеса. Решение активно используется как стартапами, так и компаниями с десятками тысяч сотрудников.
- Сохраняются более широкие возможности администрирования через google API или GAM CLI.
- Наличие возможности оффлайн работы с почтой и документам. Несмотря на то, что решение изначально нацелено на онлайн-работу, так же предусмотрена возможность работать оффлайн. Только позаботиться об этом нужно заранее, включив для нужного приложения, письма или документа доступность копии при отключении от интернета. При возобновлении онлайн-подключения документ автоматически синхронизируется, а письмо отправится адресату без каких-либо дополнительных действий с вашей стороны.
- Расширенное администрирование. Позволяет организовать безопасную работу с данными компании на личном устройстве сотрудника - будь то стационарный компьютер, ноутбук или мобильное устройство. Доя этого достаточно иметь только Google Chrome и не требуется устанавливать какое-либо дополнительное ПО или "забирать" административные права на личном устройстве. Это крайне удобно, если сотрудник работает с ресурсами предприятия с личного устройства.
Кому подходит данное решение?
- Командам, которым важна гибкость и возможность активной совместной работы;
- Компаниям, чьим сотрудникам нужна возможность совестного доступа к одному документу с возможностью внесения изменений;
- Компаниями, которые могут обеспечить свои сотрудникам бесперебойный доступ в интернет;
- Тем, кто начинает работу и тяготеет к прогрессивным решениям, а также не имеет предубеждения по поводу хранения данных в облаке, например, стартапам и молодым компаниям.
Кому точно не подойдет?
Прежде всего тем, кто преимущественно работает оффлайн, или не имеет возможности организовать бесперебойное интернет-подключение, т.к. это сводит на нет все достоинства продукта.
Подводные камни и недостатки, на что следует обратить внимание:
- Если заранее не подготовиться к продолжительной оффлайн работе, то при потере интернета будет невозможно продолжить работу с отдельными видами документов и почтой;
- Могут возникать сложности при работе с личных смартфонов при одновременном использовании личного и рабочего аккаунтов Google;
- У некоторых пользователей при самостоятельном администрировании возникают сложности, т.к. некоторые виды задач требуют высокой компетенции и знания инструментов Google. Например, если требуется заархивировать отдельную выбранную часть почты или, например, только вложения отдельных писем. Задача достаточно сложная и требует знания инструментов Google API, Apps Script и навык применения GAM CLI;
- Отсутствие в составе пакета функционального управления задачами и CRM. Обычно решается установкой приложений из Маркетплейса, что, как правило, не сложнее установки приложения на личный мобильный;
- Ограниченный функционал видеозвонков. Многие компании выбирают дополнительно стороннее решение с большей функциональностью;
- Могут возникают сложности при миграции с другой инфраструктуры или других решений при начале работы с пакетом или в процессе переноса данных, но этих проблем можно избежать путем правильного составления проекта миграции, либо обращения к профильным специалистам. Какие проблемы могут возникнуть:
- Данные могут храниться в других форматах;
- Перенос почты со старых серверов может занимать продолжительное время;
- Сложности с переносом календарей и задач;
- Разноформатное хранение данных в таблицах и документах требует конвертации, результат которой нужно проверять;
- Требуется адаптация документов, если для них были разработаны какие-либо расширения и/или макросы, например, для Word или Excel. Результат переноса в среду Google Workspace особо важных данных следует проверить на этапе предпроекта или пилотного проекта;
- Обязательно следует проводить обучение сотрудников как работе с интерфейсами, так и работе с самими приложениями.
Это нюансы решаемы, но лучше заранее все проверить в рамках пилотного проекта на небольшой тестовой группе сотрудников, чтобы переход на работу с Google Workspace прошел гладко в вашей компании.
Что нужно предусмотреть в начале работы
Старт работы сильно зависит от количества сотрудников в команде и от того, нужно ли переносить данные из используемых на данный момент решений/сервисов.
Небольшой команде без большого количества данных вполне реально начать работу самостоятельно без привлечения партнера с компетенцией внедрения Google Workspace.
Сложности могут возникнуть только на этапе с настройкой домена и наборами прав, если раньше Вы никогда этими вопросами не занимались. Вам может помочь грамотный системный администратор или тех.поддержка хостинга или регистратора, где у Вас размещен домен. Важно сказать, что у компании Google подготовлена обширная документация с пошаговыми действиями как для небольших, так и крупных предприятий - https://support.google.com/a/#topic=4388346. Там размещены не только технические настройки и рекомендации по организации перехода на Google Workspace, но даже шаблоны писем, информирующих сотрудников о планируемом использовании Google Workspace. Большая часть документация представлена в том числе и на русском языке. Таким образом, вооружившись справочной информацией от Google, можно легко справиться с любой типовой задачей, а если возникнут сложности, можно обратиться в техническую поддержку (ТП), где можно выбрать вариант ответа по почте или по телефону. В этом случае с Вами свяжется русскоговорящий сотрудник ТП Google, а звонок может быть, например, из Ирландии. Поддержка очень дружелюбная с легким акцентом)
Пошаговый план начала работы:
- Знакомимся с документацией https://support.google.com/a/answer/6365252
- Определяемся с планом старта: подготовка пилотного проекта, самостоятельная настройка или привлечение команды партнеров Google по внедрению Google Workspace.
- Регистрируем аккаунт с привязкой к Вашему домену на сайте google или через партнеров Google в России (при этом возможно оформление договора для платежей в рублях). Осуществляем подтверждение прав на домен https://support.google.com/a/answer/183895?hl=ru;
- Определяемся с набором данных, которые нужно будет переносить в Google Workspace (документы, почта, календари, задачи и т.п.);
- Заводим аккаунты пользователей, назначаем права;
- Делаем частичный перенос, если это пилотный проект или полный, если стартуем сразу;
- Обучаем сотрудников (на это следует обратить особое внимание), тестируем функциональность, собираем обратную связь;
- Переносим окончательно все данные и перенаправляем почту на серверы Google.
Важные моменты:
- Регистрирующий аккаунт в Google Workspace становится суперадминистратором данного аккаунта и указанные при регистрации почтовый ящик и телефон должны быть обязательно в рабочем состоянии и надежно защищены от кражи и взлома. При утере доступа к ним восстановление административных прав на подписку будет или крайне затруднено, или абсолютно невозможно. То же самое касается защищенности аккаунта, через который осуществляется управление доменом;
- Большая часть проблем на старте возникает из-за некорректной настройка домена. У технических специалистов обычно не возникает с этим проблем, а не техническим специалистам рекомендуем взять инструкцию и оставить обращение в ТП хостера, где управляется домен. Справка Google - https://support.google.com/a/answer/6398669?hl=ru Сначала требуется подтвердить права на домен, а затем уже настроить MX записи для Gmail в Google Workspace - https://support.google.com/a/answer/140034.
Далее по плану выбираем что именно мы переносим и знакомимся с инструкциями по переносу данных. В данном разделе Вы можете найти решение именно Вашей задачи по переносу данных со сторонних приложений и хранилищ https://support.google.com/a/answer/6251069.
Для крупных компаний крайне рекомендуется выбор партнера Google с соответствующей компетенцией для реализации перехода на Google Workspace. Это позволит сделать процесс наименее болезненным и перенести данные без потерь в наиболее короткий срок.
Если сначала реализовать пилотный проект, то в компании формируется тестовая или пилотная группа из сотрудников, которые первыми будут использовать продукт. И здесь есть 2 сценария тестирования возможностей продукта:
- На тестовом домене, в этом случае можно протестировать полную функциональность всего набора инструментов, протестировать рабочее взаимодействие, но не будет наглядно видно, как в сервисе будут отражаться текущие рабочие данные. Бесплатный триал Google теперь предлагается на 14 дней, что может оказаться недостаточно, но и такой вариант имеет право на жизнь.
- На основном домене с настройкой "двойной доставки". При этом пользователи могут продолжать работать в предыдущем решении и пользоваться старой почтой, но одновременно получать письма и в Google Workspace, а также можно протестировать перенос рабочих документов и данных. Подробно Вы можете ознакомиться с вариантами и настройками на официальном ресурсе Google - https://support.google.com/a/answer/9228551.
Что нужно учесть при переезде с других решений
- Попробовать перенести почту;
- Проверить Ваши рабочие документы, как они будут отображаться в Workspace;
- Дать целевой группе протестировать работу с инструментами видео/чатов/документов/опросов и т.п.
Главные отличия тарифов
Существует 3 варианта подписки (тарифные планы) на Google Workspace - Basic, Business, Enterprise
Главные отличия - стоимость за аккаунт пользователя, размер Google Диска, расширенные возможности администрирования.
- Для Basic выделяется 30 Гб на 1 аккаунт для хранения почты и документов. Дальнейшее расширение осуществляется за счет дополнительных пакетов.
- В плане Business - для команд свыше 5 сотрудников предоставляется неограниченное хранилище (!). Если же аккаунтов 5 и меньше - то каждому предоставляется 1 Тб хранения. Так же предоставляются дополнительные возможности администрирования и создания единого общего диска.
- В процессе расширения компании нужно внимательно следить за тем, чтобы затраты по дополнительному месту на Google Диск не превысили для Вас стоимость перехода на тариф Business.
Заключение
В данной статье мы рассмотрели аспекты, которые следует знать и учитывать, если Вы планируете организовать работу своей рабочей команды с помощью Google Workspace. На рынке не так много систем, позволяющих в короткий срок организовать коллективную работу и заложить на перспективу запас по функциональности.