Внедрение Битрикс24 — этапы и рекомендации

Четкое формулирование задач поможет максимально эффективно использовать возможности системы и достичь поставленных целей. Расскажем про основные этапы внедрения Битрикс24 и дадим рекомендации по успешному запуску системы.

Как сформулировать задачи внедрения Битрикс24

Внедрение системы управления бизнесом, такой как Битрикс24, требует тщательной подготовки и четкого понимания задач, которые необходимо решить. Правильная формулировка задач не только поможет исполнителю понять потребности компании, но и определит необходимый функционал системы.

Предпроектное исследование или ТЗ

Предпроектное исследование зависит от готовности компании к внедрению — если компания уже готова, то исследование может быть минимальным. В обратном случае исследование должно быть более глубоким и включать анализ текущего состояния бизнес-процессов.

Исследование включает в себя:

• Оценку текущих процессов. Понимание того, как на данный момент организована работа, поможет выявить слабые места и возможности для улучшения.

• Определение заинтересованных сторон. Важно понять, кто будет участвовать в проекте и какие у них есть ожидания от внедрения. 

На основе собранной информации можно начать составление технического задания. 

ТЗ должно включать:

• Цели внедрения. Четкое описание того, чего хочет достичь компания, например, автоматизация работы с клиентами, улучшение внутренней коммуникации и т.д.

• Функциональные требования. Описание сценариев работы, настроек и полей.

• Сроки реализации. Определяются временные рамки для каждого этапа внедрения.

Анализ бизнес-процессов

Анализ бизнес-процессов — это разбор каждого процесса компании, определение его участников и последовательности действий. Он позволяет понять, какие процессы требуют автоматизации и как они могут быть оптимизированы. Результаты анализа должны быть представлены в формате, удобном для формулирования выводов.

В процессе анализа важно:

• Собрать данные о текущих процессах. Это может быть сделано через интервью с сотрудниками, наблюдение за рабочими процессами или анализ существующих документов.

• Выявить узкие места. Определите, где происходят задержки или проблемы в текущих процессах.

Важно отметить, что оцифровка бизнес-процессов должна быть выполнена до начала внедрения или в процессе совместно с исполнителем.

После проведения исследования и анализа бизнес-процессов можно приступать к формулированию задач внедрения Битрикс24. Задачи должны быть конкретными, измеримыми и достижимыми. Они должны отражать основные потребности компании и учитывать специфику ее деятельности.

Расчет бюджета

Расчет бюджета — важный аспект подготовки к внедрению Битрикс24. Включает в себя:

• Лицензии на использование системы. Нужно определить, какая версия ПО потребуется (облако или коробка), какой подойдет тариф под потребности компании и штат.

• Обучение сотрудников. В бюджет важно заложить затраты на обучение команды работе с новой системой.

• Настройка и интеграция. Потребуется внести в бюджет расходы на настройку портала, возможную доработку портала с привлечением программистов, интеграцию с другими системами и дальнейшую техподдержку.

• Сопровождение после внедрения. Важно заложить средства на услуги сопровождения Б24, техподдержку пользователей, продление лицензий, который понадобятся уже после окончания внедрения.

Также стоит рассмотреть потенциальную отдачу от инвестиций (ROI). Нужно оценить, как внедрение Битрикс24 повлияет на эффективность работы компании и какие выгоды оно может принести в долгосрочной перспективе.

Этапы внедрения 

Для того чтобы портал действительно работал на компанию, простой установки ПО недостаточно — необходима комплексная настройка Б24 под специфические нужды бизнеса и обучение персонала. 

Настройка CRM под специфику компании

Настройка CRM под специфику бизнеса — это в первую очередь отражение ежедневных процессов компании внутри Б24, чтобы портал стал полноценным рабочим инструментом для каждого сотрудника. Это может включать в себя изменение интерфейса, добавление новых полей и модулей, настройку автоматизации и другое. Цель настройки — сделать систему максимально удобной и эффективной для пользователей.

Приведем ключевые функциональные разделы CRM, которые подлежат настройке.

Настройка полей и карточек клиентов

Каждая компания имеет свои уникальные требования к информации о клиентах. 

Можно:

• Добавить новые поля. Например, если компания работает в сфере B2B, могут понадобиться поля для указания юридического адреса или ИНН.

• Изменить существующие поля. Удаление ненужных полей или изменение их названий для лучшего понимания.

• Настройка карточек клиентов. Создание индивидуальных шаблонов карточек для различных типов клиентов или сделок.

Автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация процессов помогает сократить время на выполнение рутинных задач. 

Можно:

• Создать автоматические сценарии. Настройка уведомлений о новых лидах, изменениях статуса сделок или необходимости отправки документов.

• Настроить сценарии продаж. Разработка пошаговых инструкций для менеджеров по работе с клиентами, включая этапы общения и необходимые действия.

Управление сделками и воронками продаж

Каждая компания имеет свои особенности в процессе продаж. 

Можно:

• Настроить воронки продаж. Создание уникальных воронок для различных продуктов или услуг, что позволяет лучше отслеживать эффективность каждой из них.

• Определить этапы сделки. Настройка этапов, которые отражают реальные процессы компании, включая дополнительные действия и условия перехода между этапами.

Настройка отчетности

Отчеты — важный инструмент для анализа эффективности работы. 

Можно:

• Создать индивидуальные отчеты. Настройка отчетов по конкретным показателям, таким как конверсия лидов в сделки или средний чек.

• Настроить дашборды. Создание визуальных панелей для быстрого анализа ключевых показателей бизнеса.

Интеграция с другими системами

Для повышения эффективности работы может потребоваться интеграция CRM с другими системами, например:

• Почтовыми сервисами. Настройка автоматической синхронизации писем с карточками клиентов.

• Бухгалтерскими системами. Обмен данными о платежах и счетах между Битрикс24 и 1С:Бухгалтерия.

• Телефонией. Прием и обработка звонков от клиентов прямо через панель корпоративного портала.

• Мессенджерами. Прием и обработка обращений в Б24 из мессенджеров и социальных сетей.

• Любыми другими системами и сервисами для получения важных для работы данных

Настройка прав доступа

Для обеспечения безопасности данных важно правильно настроить права доступа:

• Создание ролей и групп. Контроль доступа к конкретным информационным ресурсам и возможностям системы для отдельных пользователей.

• Настройка уровней доступа. Ограничение доступа к информации для определенных сотрудников.

Настройка CRM Битрикс24 под специфику компании — это важный процесс, который требует внимания к деталям и понимания бизнес-процессов. Корректно проведенная настройка способствует повышению производительности сотрудников, совершенствованию связей с клиентами и усилению общего результата деятельности компании.

Обучение персонала

Внедрение Битрикс24 — это не просто технический процесс, а изменение в культуре работы компании, которое требует от сотрудников адаптации и понимания новых инструментов. Одним из ключевых аспектов успешного внедрения является обучение персонала. Разберем почему оно необходимо и какие последствия могут быть, есть не обучить персонал сразу.

Максимальная эффективность использования функционала

Битрикс24 предлагает широкий спектр возможностей — от управления клиентами до автоматизации бизнес-процессов. Без должного обучения сотрудники могут не знать о многих функциях системы или не понимать, как их использовать. Это может привести к:

• Потере времени. Сотрудники будут тратить больше времени на выполнение задач, если не знают, как использовать автоматизацию или другие инструменты.

• Неполной реализации потенциала системы. Если сотрудники не используют все доступные функции, компания не сможет извлечь максимальную выгоду из внедрения CRM.

Снижение уровня сопротивления изменениям

Внедрение новой системы часто вызывает сопротивление со стороны сотрудников. Они могут бояться изменений и предпочитать привычные методы работы. Обучение помогает:

• Снизить страх перед новым. Понимание функционала системы и уверенность в своих действиях уменьшает тревогу и сопротивление.

• Создать позитивный настрой. Обучение показывает, что компания заботится о своих сотрудниках и хочет сделать их работу более удобной и эффективной.

Повышение стандартов сервиса для клиентов.

Сотрудники, которые хорошо знают систему, способны быстрее и качественнее обслуживать клиентов. Это приводит к:

• Оптимизация уровня клиентского счастья. Быстрое реагирование на запросы и использование всех возможностей системы для решения проблем клиентов.

• Увеличению повторных продаж. Удовлетворенные клиенты с большей вероятностью вернутся и порекомендуют компанию другим.

Минимизация ошибок и недоразумений

Без достаточного обучения сотрудники могут допускать ошибки при работе с системой:

• Неправильное введение данных. Это может стать причиной утраты данных или появления ошибочных отчетов.

• Неэффективное использование функций. Например, неверная настройка автоматизации может привести к сбоям в работе.

Сопровождение на первых этапах работы

Даже после успешного внедрения, многие организации сталкиваются с рядом вопросов и трудностей на начальных этапах работы. Именно в этот период сопровождение становится важным для достижения максимальной эффективности от использования системы. Расскажем, почему необходимо сопровождение и как оно может помочь компании.

Адаптация сотрудников к новой системе

После внедрения Битрикс24 сотрудники могут столкнуться с трудностями в адаптации к новым инструментам и процессам. Сопровождение помогает:

• Обеспечить поддержку. Наличие специалистов, готовых ответить на вопросы и помочь разобраться в функционале системы.

• Снизить уровень стресса. Уверенность в том, что есть поддержка, позволяет сотрудникам быстрее осваивать новую систему.

Улучшение эффективности коммерческих операций

На начальных этапах работы с Битрикс24 может появиться необходимость в доработках и изменениях в бизнес-процессах. Сопровождение позволяет:

• Оптимизировать функционал. Профессиональные консультанты способны настроить программное обеспечение в соответствии с индивидуальными требованиями бизнеса.

• Устранить неполадки. Проведение тщательного анализа системы позволяет определить слабые звенья и повысить их эффективность.

Решение непредвиденных проблем

Никто не застрахован от непредвиденных ситуаций. На первых этапах работы могут возникнуть различные проблемы, такие как:

• Технические сбои. Ошибки в настройках или интеграциях могут повлиять на работу системы.

• Неполадки в работе пользователей. Сотрудники могут сталкиваться с трудностями, которые не были предвидены во время внедрения.

Сопровождение позволяет оперативно реагировать на такие ситуации и минимизировать их влияние на бизнес.

Мониторинг и анализ эффективности

На начальных этапах работы важно отслеживать, насколько эффективно используется система. Сопровождение помогает:

• Анализировать данные. Специалисты могут проводить регулярные отчеты о работе системы и предлагать улучшения.

• Вносить изменения на основе анализа. На основе собранных данных можно принимать обоснованные решения о доработках и изменениях.

Инвестируя в качественное сопровождение, вы создаете прочную основу для долгосрочного успеха вашей компании в использовании Битрикс24.