Электронный документооборот хорош тем, что позволяет оперативно исправлять описки и опечатки, мгновенно делиться файлами с другими отделами и компаниями, а также сократить время на поиск. Битрикс24 содержит инструменты, которые позволяют организовать хранение и согласование разных документов.

Настроим ЭДО в Битрикс24 для вас

Зачем нужен электронный документооборот в Битрикс24?

Инструмент электронного документооборота в Битрикс24 (ЭДО) помогает организовать хранение, упорядочение, поиск и согласование документов. Благодаря этому бизнес получает такие преимущества и выгоды, как:

1. Быстрый поиск. Больше не нужно тратить время на нахождение стопки или ящика с нужной бумагой. В Битрикс24 все данные хранятся в цифровом виде, что позволяет найти требуемый документ также быстро, как сайт в «Яндексе». Достаточно ввести номер счета, ФИО ответственного и т. д., после чего система мгновенно выдаст все совпадения.
2. Упорядоченность. Функциональность ЭДО на базе Битрикс24 настолько широка, что позволяет компании существенно сократить затраты на бумагу, ее размещение и хранение. Все документы распределяются и хранятся точно так же, как в проводнике на ПК. При этом любой документ можно напечатать, чтобы бумажная копия была под рукой на всякий случай.
3. Возможность совместного редактирования. Благодаря цифровому формату, а также «облаку» Битрикс24 любой сотрудник может внести свои правки. Кроме того, доступен «откат» в случае неудачи, а начальник будет видеть, кто менял содержимое конкретного файла. В случае с «бумажками» групповое редактирование может приводить к образованию очередей и появлению противоречивых изменений.
4. Контроль и согласование. На «Профессиональном» тарифе можно создать бизнес-процесс, который автоматически продвинет документ по всем стадиям проверки, что позволит менеджеру отвлечься на другие дела, например, обеденный перерыв. По итогам обработки руководитель сможет увидеть, одобрен ли файл или ещё кем-то проверяется.

ЭДО в Битрикс24 хорошо продуман и охватывает все потребности малого и среднего бизнеса.

Способы организации документооборота в Битрикс24

В Битрикс24 предусмотрено сразу несколько способов внедрения электронного документооборота:

1. Встроенный онлайн-редактор документов Bitrix24.Docs. Позволяет создавать тексты с форматированием, рисунками и полями в ходовом формате .docx, а также презентации PowerPoint (.pptx) и Excel-евские таблицы (.xlsx). В этом режиме предусмотрено совместное редактирование, открытие общего доступа по ссылке, а также интеграция с «Гугл-документами» и Microsoft Office Online. Функция требует «Стандартного» тарифа и выше. Интерфейс редактора отдаленно напоминает Microsoft Office 2010-х годов.
2. Шаблоны документов. Битрикс24 как в «облаке», так и в «коробке» поставляется с исчерпывающей коллекцией типовых документальных бланков по стандартам России, а также Белоруссии, Великобритании, Мексики и еще 10 стран. Любой шаблон можно скачать в виде «вордовского» файла, подкорректировать под свои нужды, если необходимо, и связать его со сделкой или задачей. Шаблоны помогут с быстрой реализацией товаров и услуг, так как все данные подставляются автоматически. После этого готовый документ можно напечатать, чтобы покупатель показал счет, накладную или чек продавцу.
3. Автоматическое согласование документов с помощью бизнес-процесса. Этот способ позволяет провести электронный документ по всем стадиям проверки. На любой из них ответственный (юрист, менеджер и т. д.) может утвердить или отклонить правки.
4. Использование роботизации (RPA). Более простой способ автоматизации документооборота, ориентированный на внутренние процессы компании (без связи с CRM).
5. Сторонний мини-модуль СЭД (система электронного документооборота), который подключается к «коробочной» версии Битрикс24.

Рассмотрим все способы организации ЭДО более подробно.

Использование шаблонов документов

Шаблоны в Битрикс24 хороши тем, что позволяют ускорить оформление сделок, а также реализацию товаров и услуг. Достаточно выбрать в карточке CRM нужный документ из списка, вызываемого щелчком по одноименной кнопке. После этого система подставит в шаблон требуемые данные, реквизиты и даже печать с электронной подписью. Содержимое документа всегда можно проверить и исправить перед сохранением.

Все файлы для каждой сделки сохраняются в специальном списке. В нем можно узнать, какие шаблоны стали основой для конкретного документа (в том числе удалённые), а также выполнить поиск или фильтрацию по дате и номеру. Кроме того, документ из Битрикс24 можно легко напечатать или отправить клиенту по электронной почте или «открытой линии». Среди других возможностей шаблонов в рамках ЭДО – публикация в виде общедоступной ссылки и добавление QR кода для оплаты через мобильное приложение банка.

Автоматизация документооборота через CRM

При составлении коммерческого предложения Битрикс24 автоматически создает документ, содержащий цены на выбранные товары и услуги. Это существенно повышает успешность сделки, так как клиент получает на руки все нужные данные. Создать новое предложение можно из подраздела «Продажи» в модуле CRM, из существующей сделки либо из карточки компании. После этого автоматически выставляется счёт на оплату. Останется только документально зафиксировать коммерческое предложение, выбрав соответствующий шаблон из списка. Кроме того, можно заказать автоматизацию ЭДО у проверенных партнеров, например у «Стоквелл».

Внедрение бизнес-процессов

Бизнес-процессы (БП) – это доступный на профессиональном тарифе конструктор для автоматизации действий между разными разделами Битрикс24. Достаточно создать БП с помощью конструктора, «закинуть» туда проверяемый файл и заполнить недостающие данные по инструкции. Когда БП будет запущен, документ отправится первому доступному проверяющему. В зависимости от принятого решения и настроек БП, документ переместится в «одобренные», перейдет другому эксперту или вернется автору на доработку.

Применение RPA для обработки документов

RPA (автоматизация процессов с помощью роботов) – это упрощенный способ автоматического согласования документов в Битрикс24. Он позволяет провести утверждаемый файл по стадиям встроенного канбана, которые можно менять в зависимости от потребностей компании. При получении документа сотрудник может выполнить одно из четырех действий:

1. Утверждение или отклонение.
2. Запрос информации.
3. Ознакомление с информацией.
4. Ручное перемещение документа на другую стадию.

Этот инструмент доступен на всех тарифах Битрикс24.

Мини-СЭД в Битрикс24

Кроме того, упростить документооборот в Битрикс24 можно с помощью внешних СЭД. Этот вариант подходит для компаний, которые испытывают трудности с самостоятельным внедрением ЭДО. Особенности этого подхода в том, что мини-СЭД доступна для коробочной версии Битрикс24, а для её подключения потребуются дополнительные средства. При этом такая система обеспечивает удобную визуализацию стадии согласования, возможность редактирования в любой момент и универсальность (не только для внутреннего ЭДО, но и для работы в CRM).

Как согласовывать документы в Битрикс24?

Согласование документов – это важная часть деятельности любой компании или предприятия. ЭДО в Битрикс24 помогает упростить эту процедуру благодаря средствам автоматизации (бизнес-процессы, RPA или мини-СЭД). В них можно настроить маршрут согласования (через каких проверяющих пройдет документ), статусы (утвержден, отклонен, на доработку), а также кнопки действий (если доступно).

На примере: Согласование договоров и счетов

Типовой процесс согласования договора или счета выглядит примерно так:

1. Инициатор направляет руководителю договор на проверку.
2. Руководитель может отправить договор бухгалтеру.
3. Бухгалтер может отправить договор директору.
4. Директор принимает окончательное решение.

При этом любой проверяющий может сказать «нет», из-за чего договор отклоняется, либо внести уточнения в случае сомнений.

Бизнес-процесс согласования документов

Как отмечалось выше, автоматизировать согласование документов в «Б24» можно при помощи бизнес-процессов. На основе изложенной выше последовательности можно сконструировать схему, обеспечивающую проведение договора по всем стадиям. Вот, как это сделать в общем случае:

1. Создать новый бизнес-процесс в ленте новостей. Добавить название и описание для узнаваемости.
2. Подправить подписи к элементам и разделам.
3. Открыть карточку созданного бизнес-процесса. Нажать на шестеренку, а затем – на «Настроить… процессы».
4. В появившемся окне нажать на «Создать последовательный бизнес-процесс».
5. Включить ручной запуск процесса. Сохранить изменения.
6. На панели конструктора нажать на треугольник между «началом» и «концом». Выбрать из списка действие «Ознакомление с документом» (категория – задание). В его настройках выбрать, кому следует направить документ в первую очередь.
7. После этого действия вставить конструкцию «Условие». В настройках для ветки «Да» указать, что действие выполнится, если переменная одобрения, выставленная проверяющим, имеет значение «Согласовано». Для ветки «Нет» указать противоположное значение.
8. К ответвлению «Да» снова привязать «Ознакомление с документом» и «Условие». Повторить действие в зависимости от числа сотрудников, делегированных на проверки документов.
9. Также добавить в конструктор БП «Уведомление пользователя». В настройках прописать оповещение об отклонении документа. К этому уведомлению подвести все незакрытые ветки «Нет», чтобы в случае отклонения хотя бы одной стороной документ не был допущен до публикации.
10. Последнюю ветку «Да» соединить с действием «Утверждение документа», которое создается заранее.

Для более тонкой настройки бизнес-процесса рекомендуется обратиться к проверенному интегратору, чтобы согласуемый документ прошел все стадии безошибочно.

Заключение

Таким образом, ЭДО Битрикс24 приносит компаниям и магазинам одни преимущества. Любой сотрудник может легко создать, найти и отредактировать документ как в одиночку, так и всей командой. А встроенные и сторонние средства автоматизации помогут с проведением согласования документов независимо от числа проверяющих и департаментов.

Эксперты компании Команда Stockwell

1 4