Слово «коллаба» – английского происхождения. Оно происходит от глагола to collaborate – совместная работа. Коллабы в Битрикс24 – это новые многофункциональные пространства для совместной работы. В них команда может эффективно обсудить и решить разные задачи, пригласить новых сотрудников и обмениваться файлами. Функция доступна на любых тарифах – как на ПК, так и на мобильных устройствах через официальные приложения.

Коллабы объединяют в себе такие инструменты, как:

1. Единый чат. Позволяет общаться текстовыми сообщениями и видеозвонками всей командой в отдельной группе, а также приглашать новых клиентов. Вся переписка сохраняется и становится доступной для поиска.

2. Общая папка на Диске. Позволяет отделить файлы, относящиеся к текущей команде, от остальных, чтобы ничего не потерялось.

3. Задачи, которые можно ставить прямо из чата. Каждый участник может узнать о ходе выполнения и крайних сроках.

4. Календарь. В этом случае можно выбрать для выполнения проекта день, который будет оптимален для всех участников Коллабы без дополнительных согласований.

Таким образом, Коллаба позволяет слаженно работать всем вместе, используя самые ходовые инструменты для групповой работы. Это позволяет быстро переключаться между сервисами и легко находить нужные данные. А поддержка Коллабов на мобильных устройствах поможет всегда оставаться на связи.

Кроме того, это средство хорошо защищено от мошенников, так как внешние участники могут присоединиться только по приглашению. И наоборот, если работник уволился или закончил работу, то администратор может удалить его из чата.

К работе в Коллабе можно подключить даже тех сотрудников, кто не пользуется релизом Битрикс «Гравитация». Гости смогут быстро зарегистрироваться в системе и получить доступ к нужным инструментам.

Преимущества Коллабов в Битрикс24

Это средство имеет несколько весомых преимуществ, делающих его идеальной платформой для совместной работы:

• единое пространство для общения, отделенное от рабочего чата;

• возможность пригласить гостей по ссылке, через электронную почту или по номеру телефона;

• поддержка приложений для ПК и смартфона, чтобы работа шла непрерывно;

• возможность поставить задачу прямо в Коллабе;

• детализированное отображение всех операций (пользователь присоединяется, создана задача и т. д.);

• отображение реальных имен и должностей вместо сетевых псевдонимов для повышения солидности;

• групповые видеозвонки;

• счетчик задач, позволяющий сотрудникам обратить внимание на необходимость ее выполнения;

• подписание электронных документов;

• планирование встреч в календаре в удобное для всех время.

Сочетание всех плюсов делает Коллабы идеальным инструментом для сотрудничества. Исполнители могут сосредоточиться на решении поставленной задачи, грамотно расставлять приоритеты и быстрее находить файлы.

Как создать Коллабу в Битрикс24?

Перед тем, как создать Битрикс24 - Коллабу (пространство для совместной работы) на ПК, надо убедиться в том, что активен режим двух отдельных приложений – для общения и для CRM. Затем потребуется развернуть окно со значком в виде сноски и левой колонке нажать на «Коллабы». Дальнейший порядок начальной настройки таков:

• Нажать на кнопку «+» или «Создать…».

• Добавить название и описание.

• После нажатия на строку «Права доступа» настроить, кто может писать в чат, приглашать участников и модифицировать задачи . Затем сохранить изменения.

• Нажать на «Создать…».

После этого новая Коллаба появится отдельным пунктом в списке бесед. От остальных чатов общее пространство отличается шестиугольным значком.

Как пригласить участников в Коллабу?

Сразу после создания Коллабы в правой части окна появится панель, предлагающая пригласить новых участников. Они делятся на 2 категории-вкладки: Гости и Сотрудники. В первом случае (эта вкладка появляется по умолчанию) нужно определиться с подходящим способом приглашения.

Как пригласить гостя?

Если удобно передать запрос через мессенджер, то нужно скопировать ссылку, нажав на соответствующую кнопку, а затем вставить и отправить URL. По соображениям безопасности ссылку можно обновить, чтобы старое приглашение стало недоступным.

Ниже располагается поле, где можно ввести номер мобильного телефона или адрес электронной почты. В обоих случаях надо нажать светло-зелёную кнопку «Пригласить» для продолжения.

Как гость может вступить в Коллабу?

Когда гостю придет ссылка любым способом, он должен зарегистрироваться в Битрикс24, указать свои настоящие имя и фамилию для удобства других участников, придумать пароль и нажать на «Готово». Если был осуществлен переход по ссылке, то перед созданием профиля следует ввести номер телефона или адрес эл. почты. А после ввода личных данных – прописать код подтверждения. При регистрации через письмо-приглашение авторизация по номеру опускается. В любом случае гость сможет вступить в Коллабу прямо в браузере.

Как пригласить сотрудника?

Добавить сотрудника из своей команды в Коллабу – просто. Надо нажать на соответствующую вкладку и выбрать нужное имя из списка или через поле поиска. Сотрудник автоматически появится в чате. А гости будут отмечены значками зеленого цвета и соответствующей серой подписью.

Как работать в Коллабе?

Когда пространство будет создано, а все участники добавятся, можно приступать к работе в Коллабе. Все инструменты будут под рукой, а обмен сообщениями и файлами производится только между заинтересованными сотрудниками. Рассмотрим более подробно принципы работы в Коллабах.

Создание задач и встреч

Один из привычных модулей официального релиза Битрикс24, который полностью интегрирован в Коллабы, – это «Задачи». Он позволяет быстро перейти от договоренностей к действиям. Чтобы создать новую задачу для Коллабы, надо щелкнуть по значку со скрепкой в левой части строки чата и выбрать подходящий пункт в меню. После этого потребуется заполнить поля так же, как обычно (выбрать исполнителя, назначить сроки и т. д.).

Если выбрать в упомянутом выше меню пункт «Встреча», то откроется окно, в котором можно создать событие. Этот новый инструмент позволит спланировать разные встречи без долгих согласований. Обо всех событиях будут знать все участники коллабы, чтобы не пропустить нужный момент.

Обмен файлами и подписание документов

Коллабы в Битрикс существенно упрощают обмен файлами между участниками команды, так как все документы, изображения и видео откладываются в одну папку, которая создается автоматически. Внутри этой папки можно создавать другие, чтобы организовать упорядоченное хранение.

Добавить файл в Коллабу можно как с ПК, так и Битрикс24.Диска. В первом случае надо выбрать самый верхний пункт меню, открывающегося кликом по «скрепке». Затем надо выбрать файл стандартным диалогом операционной системы и добавить подпись во всплывающем окне, если необходимо. При этом аудиофайлы можно прослушивать прямо в Коллабе.

Документы в этой ситуации можно не только редактировать совместно, но и подписывать, чтобы они приобрели юридическую значимость. С этой целью используется простая электронная подпись.

Перед тем, как воспользоваться этой возможностью, надо заключить с контрагентом соглашение об ЭДО. После этого выбрать из меню вложений пункт «Документ на подпись». В появившемся окне нужно загрузить файл (в форматах DOC(X), PDF, JPG или PNG). На следующем шаге надо заполнить данные о компании и контрагенте. Затем останется настроить положение печати и подписей. После проверки документ пойдет на подписание ответственному сотруднику, а потом – контрагенту. Если все сделано верно, то подписанный документ появится в чате Коллабы. Кроме того, ее гости могут поставить автограф в документ, проведя по экрану смартфона в мобильном приложении Битрикс24, или импортировать фото своей подписи.

Проведение обсуждений и видеозвонков

Благодаря тому, что Коллабы интегрированы с платформой Битрикс24.Синк, все участники группы могут провести видеоконференцию с качественной картинкой и звуком. Кроме того, звонок можно записать, например, чтобы сохранить презентацию важного продукта или учебный семинар. Чтобы начать звонок, достаточно нажать на соответствующую кнопку на верхней панели. Участникам Коллабы будет отправлено оповещение, и они смогут присоединиться к конференции даже через браузер. К стационарному ПК надо хотя бы подключить микрофон.

Итоги

Таким образом, Коллабы в Битрикс24 представляют собой современное средство для уверенной совместной работы в вашей команде. Доступность фирменных Задач, Файлов, Календаря и Видеозвонков в одном месте способствует большему сплочению ее членов. Все участники Коллабы могут сосредоточиться на продуктивной деятельности, так как не нужно «бродить» по разным инструментам, а пространство защищено от вмешательства посторонних лиц.