Как пользоваться Битрикс24 - инструкция для начинающих

Битрикс24 — это мощный инструмент для управления бизнесом, который предлагает множество функций для автоматизации процессов и улучшения взаимодействия с клиентами. В компании «Стоквелл» можно купить лицензии Битрикс24 и начать работу с сервисом прямо сейчас, следуя нашей пошаговой инструкции для начинающих.

Начало работы с Битрикс24 и обзор функционала

Платформа объединяет функции контакт-центра и CRM, что позволяет организовать работу менеджеров, снизить объем ручного труда и увеличить эффективность отдела продаж.

Приведем ключевые возможности платформы Битрикс24:

• Постановка задач для руководителей с реализацией различных методов планирования.

• Отслеживание рабочего времени.

• Создание групповых и индивидуальных чатов.

• Проведение онлайн-конференций и видеозвонков.

• Создание задач с автоматическим изменением статуса и назначением исполнителя.

• Планирование рабочего дня и контроль выполнения задач.

• Расчет KPI на основе рабочих отчетов.

• Создание сайта, адаптированного для просмотра на мобильных устройствах и десктопах.

• Автоматизированная отправка сообщений клиентам через мессенджеры и электронную почту.

• Хранение истории взаимодействия с клиентами на всех этапах продаж.

• Работа с воронками продаж и анализ эффективности каждого этапа.

• Создание каталога товаров и услуг, прием заказов из мессенджеров и интернет-магазинов.

• Управление системой с помощью голосовых помощников.

Мобильное приложение позволяет оставаться на связи и работать в Битрикс24 из любой точки с доступом к сети. Встроенная в Битрикс24 CRM помогает эффективно взаимодействовать с клиентами и автоматизировать многие процессы. Переходим к началу работы с функционалом Битрикс24 пошагово.

Регистрация

Чтобы начать работу в Битрикс24, необходимо зайти на стартовую страницу по ссылке: https://www.bitrix24.ru, нажать на кнопку «Вход»–«Создайте прямо сейчас».

Можно использовать один из следующих способов регистрации:

• По E-mail — создать аккаунт на сайте bitrix24.ru и подтвердить свой электронный адрес.

• Через социальные сети — выбрать социальную сеть, в которой зарегистрированы, и авторизоваться в ней.

• По приглашению. Если нужно присоединиться к существующему проекту, кто-то из коллег должен прислать приглашение. Далее необходимо перейти по ссылке из приглашения, отправленного на электронную почту или номер телефона.

После регистрации можно настроить свой аккаунт, установить пароль и перейти в начало работы с Битрикс24.

Настройка структуры

Организационная структура предприятия представляет собой карту, на которой четко обозначены все подразделения, включая их персонал и руководителей. Эта схема определяет доступ к определенным функциям системы Битрикс24. Так, например, начальники обладают возможностью просматривать отчеты и задачи своих подчиненных, в то время как простые работники могут видеть только информацию, относящуюся к их непосредственной деятельности.

Для настройки структуры нужно выбрать на панели меню, которое размещается слева, раздел «Компания» и перейти в подраздел «Структура компании».

Следует отметить, что менять структуру компании может только пользователь Битрикс24 со статусом администратор.

Добавление сотрудников

Чтобы пригласить сотрудника, нужно нажать на кнопку «Пригласить» в правом углу главного экрана и выбрать пункт «Сотрудники».

Есть несколько способов пригласить сотрудников в Б24:

• По ссылке — нужно скопировать линк и скинуть его коллегам, которым достаточно перейти и зарегистрироваться.

• Электронная почта или SMS-сообщение — приглашение можно скинуть на E-mail или телефон.

• Массовое — чтобы в несколько кликов пригласить сразу много сотрудников, можно выбрать соответствующую функцию.

• Групповое — можно пригласить определенный отдел сотрудников, чтобы было удобно распределить коллег по отделам и группам в Битрикс24.

• Самостоятельная регистрация — можно самостоятельно заполнить данные о пользователе и добавить его в программу.

У любого пользователя по-умолчанию есть возможность пригласить сотрудников, однако эту функцию может отключить администратор в разделе «Настройки». 

Живая лента

«Лента» Битрикс24 — это инструмент для общения и взаимодействия внутри компании. Она позволяет сотрудникам быстро обмениваться информацией, обсуждать проекты и задачи, а также поддерживать связь друг с другом.

Основные функции ленты Битрикс24:

• Уведомления. Лента автоматически показывает уведомления о новых сообщениях, комментариях и событиях.

• Быстрый доступ к информации. Пользователи могут легко переходить к сообщениям, комментариям и файлам, связанным с определенной темой или проектом.

• Групповые обсуждения. Лента позволяет создавать группы для обсуждения определенных тем или проектов, что облегчает координацию работы команды.

• Обратная связь. Пользователи могут оставлять отзывы и предложения по проектам, а также оценивать работу коллег.

Отображение ленты можно настроить в соответствии со своими предпочтениями. Например, можно включить умное слежение, которое будет показывать записи, связанные с определенными сотрудниками, или экспертный режим, который отключит социальные элементы и оставит только системные уведомления.

Задачи и проекты

Это один из основных разделов для работы в Б24, в котором отображаются текущие, завершенные и запланированные дела. Перейти к задачам можно практически из любого раздела системы.

Как создать задачу и назначить ответственного

Чтобы добавить задачу, необходимо перейти в раздел и нажать «Создать», после чего заполнить данные о задаче, назначить исполнителя и установить дедлайн.

В правом верхнем углу есть значок пламя — он позволяет поставить задаче высокий приоритет. В форме есть дополнительные действия, которые позволяют привязать задачу к определенному проекту, установить учет времени и напоминания, создать подзадачу, сформировать шаблон задачи.

Работа с задачами

После создания задачи формат работы над ней зависит от того, какая роль у сотрудника внутри проекта и компании в общем. Первостепенно за работу и отчетность по задаче отвечает «Исполнитель». Следующая инстанция — «Постановщик», который контролирует этапы работы и принимает результат. В работе могут участвовать «Наблюдатели» и «Соисполнители», прямо влияя на конкретные шаги или просто наблюдая за проектом.

В карточке задачи «Исполнитель» может ознакомиться с ее характеристиками, описанием и сроками. Чтобы к ней приступить, нужно перейти в карточку задачи и нажать «Начать выполнение».

Также «Исполнитель» может завершить задачу, отложить или делегировать. В задачу можно добавить чек-лист, чтобы разбить ее на этапы и отчитываться по каждому пункту отдельно.

Если есть вопросы, их можно обсудить в комментариях к задаче, начать чат или видеозвонок прямо из карточки.

Контроль выполнения задач

Когда задача в работе, «Постановщик» может отслеживать прогресс ее выполнения, добавлять новых участников или редактировать данные. Чтобы сотрудник не мог перенести задачу в «Завершенные» без ведома менеджера, при создании карточки нужно установить галочку в пункте «Не завершать задачу без результата».

В таком случае «Исполнитель» при сдаче результата может оставить комментарий с отметкой об итогах работы, а «Постановщик» может одобрить работу, отправить ее на доработку и поставить оценку.

Работа и общение с коллегами - чаты и звонки

Один из важных пунктов инструкции как пользоваться Битрикс24 — настройка внутренней коммуникации сотрудников. У сервиса есть встроенный мессенджер, для входа в который нужно выбрать соответствующий раздел меню. 

В появившемся окне можно ввести имя сотрудника и начать с ним общение или создать групповой чат, канал, видеоконференцию. Чат может быть открытый или закрытый, сотрудники могут связываться через сообщения, звонки и видеозвонки.

В этом разделе есть «Контакт-центр», который нужен для коммуникации с клиентами через открытую линию.

Диск

В Битрикс24 есть хранилище — «Диск», в котором сохраняются документы и файлы компании.

В разделе есть 5 категорий для фильтрации вложений:

• «Мой диск» — представляет собой личную папку для хранения файлов.

• «Общий диск» — общее хранилище файлов организации с возможностью управления правами доступа.

• «Диск для Windows» — здесь можно загрузить и установить приложение от Битрикс24.Диск для работы с документами без необходимости открывать сам сервис.

• «Диск для macOS» — это аналогичная опция.

• «Очистка места» — отображает информацию о доступном пространстве на диске.

Также последняя функция предлагает дополнительные инструменты: «Безопасная очистка» и «Экспертный режим». 

Календарь

Раздел «Календарь» в Битрикс24 предназначен для планирования событий и встреч.

Работать с ним можно следующим образом:

• Раздел «Календарь компании». Здесь можно просматривать события и создавать новые, выбирая дату, время, место проведения, участников и другие параметры.

• Раздел «Мой календарь». Здесь можно управлять своими встречами и делами, создавать события через быструю или полную форму.

В настройках есть функции: распределение прав доступа к календарю, часовой пояс, календарь для приглашений и календарь CRM.

Контроль рабочего времени

В высших тарифах Битрикс24 предоставляет функции учета отработанного времени. Сотрудники могут легко отмечать свое присутствие на работе, начало и окончание рабочего дня, а также перерывы. 

Приведем список полезных инструментов для отдела кадров и руководителей, которые доступны только в платных тарифах:

• «График отсутствий» — графики отпусков, декретов, больничных в наглядной таблице, благодаря чему менеджер всегда знает, кто из сотрудников отсутствует и по какой причине.

• «Рабочее время» — у сотрудников появляется кнопка «Начать рабочий день», которая после нажатия автоматически фиксирует начало и окончание рабочего дня.

• «Bitrix24.Time» — система распознавания лиц сотрудников через камеру, которая устанавливается на планшет и фиксирует начало работы.

• «Рабочие отчеты» — раздел с отчетами, в котором можно посмотреть статистику и выставлять оценки.

• «Собрания и планерки» — удаленный помощник в организации мероприятий на конкретную дату и время.

Данные автоматически регистрируются в системе, что позволяет менеджерам получать точную информацию о рабочем времени каждого сотрудника.

CRM

В CRM-системе доступна вся информация о сделках — от первого контакта до оплаты счета. Систему можно настроить в формате списка, канбан-доски или календаря с передвижными карточками. 

Лиды, сделки и счета

На главном экране расположены столбцы, соответствующие этапам воронки продаж, по которым менеджеры будут проводить клиентов. В столбцах отображаются лиды, которые формируются автоматически через один из каналов лидогенерации или добавляются вручную.

Чтобы добавить лид, нужно перейти в раздел «CRM», выбрать в верхнем меню вкладку «Клиенты» и нажать кнопку «Создать». 

В появившейся форме нужно заполнить поля и привязать лид к конкретной сделке или контакту, если он обращается повторно.

Сделку можно создать из контакта или отдельно, для этого нужно зайти во вкладку «Сделки», нажать кнопку «Создать» или выбрать в одном из столбцов «Быстрая сделка». Далее нужно просто заполнить стандартную форму.

Для завершения сделки потребуется создать и отправить счет. Это можно сделать через карточку — в правом верхнем углу нужно нажать на кнопку «Предложение» и выбрать действие. Откроется аналогичная карточка с информацией о сделке, по которой будет формироваться счет. В этой форме нужно нажать кнопку «Документ» и выбрать шаблон.

Создание сайта или магазина

В разделе «Сайты и магазины» можно прямо из CRM создать свой сайт, для этого достаточно перейти в раздел и нажать кнопку «Создать».

Система предложит создать сайт с нуля или выбрать готовый шаблон, которые адаптированы под конкретные сферы бизнеса — строительство, IT-агентство, адвокат и другие.

Выбираем шаблон и нажимаем кнопку «Создать», после нескольких секунд система создаст сайт и предложит перейти на него. После перехода открывается редактор, в котором можно добавлять блоки, менять структуру, настраивать CRM-формы и коммуникации с клиентом.

Стандартный конструктор сайтов Битрикс24 сразу адаптирует блоки под разные устройства. В верхней панели можно выбрать вид устройства и посмотреть, как на нем будет выглядеть макет. Результат и ссылку на сайт можно посмотреть, нажав на кнопку в правом верхнем углу «Открыть сайт».

Дополнительные приложения

Раздел «Маркет» предоставляет множество возможностей для расширения функционала CRM-системы и ее адаптации под нужды бизнеса. 

В Маркете можно найти готовые решения под любые задачи компании, которые разбиты по удобным категориям. Для поиска конкретного софта достаточно ввести название или ключевые слова в поисковую строку.

Итого

Мы разобрали основные возможности и функционал портала, а также привели пошаговое руководство по Битрикс24 для старта работ в системе и первичной настройке параметров.

Компания «Стоквелл» предоставляет услуги настройки CRM и адаптации под бизнес любой отрасли и IT-инфраструктуру компании. Мы также проводим обучение персонала по работе с системой.