Для быстрого отслеживания статусов задач и своевременного реагирования на наиболее важные предусмотрены счетчики.
Когда количество задач, назначаемых сотруднику, вырастает, то счетчики уже не помогают и отследить какую-либо задачу становится не просто.
Мы уже разработали классный инструмент "Чат-бот Агент Таскин", который уведомляет о задачах, помогает получить отчет о состоянии задач своих и подчиненных, и он действительно работает, но сегодня речь не о нем.
В задачах Битрикс24 есть штатный инструмент, позволяющий поставить напоминание по задаче.
screen3
Далеко не все знают о такой возможности и еще меньше ей пользуется. Хотя это прекрасный инструмент.
Тем не менее даже он не всегда справляется и имеет свои минусы:
- Нельзя автоматически поставить напоминание по задаче роботом
- Нельзя задать напоминание по задаче в шаблоне
Конечно, при постановке задачи можно поставить роботом ждать N-число дней и учитывая крайний срок уведомлять за N дней и часов до крайнего срока задачи. Наш заказчик хотел именно так.
В итоге мы реализовали бизнес-процесс на универсальном списке, который запускается на старте задачи, учитывает крайний срок и вычисляет через сколько надо уведомить сотрудника и как именно. Процесс проверят при наступлении даты, не завершена ли задача и нужно ли уведомление, учитывает такие факторы как: наличие ключевых слов в заголовке, исполнитель и постановщик, активность задачи и прочее.
В нашем случае мы использовали php-код для упрощения некоторых проверок так как клиент использует коробку, но на облаке тоже можно реализовать. Просто на облаке пришлось бы для наших целей написать «кастомный (не сложный) активити».
Итог:
- За 7 дней до крайнего срока ответственный получает уведомление о задаче не зависимо от того в каком статусе задача, кто ее поставил и прочего
- По мере приближения крайнего срока пользователь так же будет получать уведомления.
Все это позволило руководителю сократить просрочки важных задачи и вывести работу компании по обслуживанию клиентов на совершенно новый уровень.
